Con el objetivo de simplificar los procesos de rectificación de actas sin necesidad de que éstos sean enviados a los juzgados, impulsan reformas para que estos trámites se lleven a cabo en las oficinas de la dirección general y en las oficialías del Registro Civil de Jalisco. El propósito es evitar gastos elevados que pagan los ciudadanos por la corrección o modificación de datos.

Una demanda para rectificar información, por ejemplo, de un acta de nacimiento, cuesta alrededor de 40 mil pesos y tarda un año en resolverse en un juzgado. “Eso se lo queremos quitar al juzgado porque no tiene caso, tardan mucho y te cobran carísimo (los abogados)”, destaca el director del Registro Civil de Jalisco, Javier Gamboa.

La intención es que estos procedimientos ya no se judicialicen y se resuelvan por el orden administrativo para hacer más ágil el trámite y evitarle a los ciudadanos problemas legales, que no puedan acceder a programas sociales o resolver asuntos de una herencia.

Para lograrlo, esta semana ya se presentó ante el Legislativo la iniciativa de reforma a la Ley del Registro Civil y el Código de Procedimientos Civiles. “¿Quién es el que suministra la información de esos juicios? Nosotros, a nosotros nos lo pide el órgano jurisdiccional. Mejor que sea aquí con nosotros, porque además, esta reforma ya está vigente en el Estado de México y en Nayarit”.

Considera que los notarios tampoco deben estar involucrados en las aclaraciones o rectificaciones de actas, como se aprobó el pasado martes en el Congreso. “Si ellos van a intervenir, (lo harán) cobrando”.

Reconoce que el proceso ante los notarios puede costar menos que en los juzgados, “como cinco mil pesos, por dar una cantidad”. Y de aprobarse la reforma, los ciudadanos sólo pagarán los 67 pesos de la anotación marginal.

El presidente de la Mesa Directiva del Congreso, Jorge Arana, acepta que el proceso actual se presta a especulaciones, “a manejos de notarías, de abogados. Lo más práctico es que sean el Estado y el municipio (los encargados) para agilizar esos trámites”.

Aumenta la entrega de actas gratuitas para trámites escolares

En dos meses, las solicitudes de actas de nacimiento gratuitas para trámites escolares ante el Registro Civil del Estado y las oficialías, creció cinco veces en comparación al total que se tenía en el primer semestre del año. Pasó de 36 mil a 190 mil beneficiarios al corte de este mes. Aunque la cifra aún es baja en comparación con el total de alumnos que se tienen en Jalisco de preescolar a bachillerato, que supera los dos millones de estudiantes.

Las actas gratuitas que se han emitido representan un ahorro de alrededor de 13.8 millones de pesos, principalmente para las familias de bajos recursos, debido a que la impresión de las actas de nacimiento tiene un costo de 73 pesos.

De este total, 110 mil actas se solicitaron en línea o internet. Otras 50 mil en las oficinas generales del Registro Civil del Estado, ubicado en Avenida Prolongación Alcalde 1855. Y las 30 mil restantes se han tramitado ante las 479 oficialías que dependen de los municipios.

Ahora todo será digitalizado y un documento digitalizado tiene más validez; incluso, a nivel internacional

“El logro es sustancial”, apunta el titular del Registro Civil de Jalisco, Javier Gamboa.

Debido a que las actas son gratuitas y se imprimen en papel tipo bond, éstas van acompañadas de una leyenda en la que se precisa que es únicamente para trámites escolares. El funcionario recuerda que, al principio, se tuvieron problemas con los oficiales de los Registros Civiles y después con las autoridades educativas, quienes se negaban a recibir el documento porque se imprime en papel blanco. “Pero estaban en un error, porque ahora todo será digitalizado y un documento digitalizado tiene más validez; incluso, a nivel internacional ya está reconocido que un documento oficial tradicional, que es la forma valorada, viene en blanco”.

A pesar del llamado que realizaban a los directivos de las instituciones educativas, las quejas por este tipo de inconvenientes se seguían presentando en las oficinas del Registro Civil. “Tuvimos que alzar la voz a tal grado de presentar una queja ante la Comisión Estatal de Derechos Humanos, para que ésta hiciera las investigaciones e indagatorias correspondientes, tanto a los funcionarios del Registro Civil, como a las autoridades educativas”. Luego de que la Comisión emitiera medidas cautelares, se superó el problema.

Atienden 200 aclaraciones diarias

En las oficinas generales del Registro Civil de Jalisco, el área responsable de las anotaciones marginales que proceden por la vía administrativa atiende diariamente un promedio de 200 aclaraciones de datos que están erróneos en las actas.

De éstas, entre 60 y 80  se derivan del área jurídica, en donde se analizan las solicitudes que hace la ciudadanía en sus oficinas. El resto corresponde a las oficialías de los Ayuntamientos en donde se hace la aclaración administrativa, posteriormente se levanta una anotación marginal en el acta, junto con una resolución que finalmente es entregada al Registro Civil del Estado. Éstas pueden ser llevadas por los ciudadanos o por los oficiales de cada municipio, quienes concentran las realizadas durante todo el mes.

Esto último, con el objetivo de que la dependencia estatal suba las actas al Sistema Nacional de Impresión de Actas. A partir de ese momento, las actas pueden ser consultadas e impresas en cualquier parte del mundo.  “Cuando una persona tiene un problema en su acta y la solución es por la vía administrativa, se radica con nosotros. Nos plantea su petición, le damos un formato, narra la petición, acompañado con documentos donde venga el nombre donde dice que es correcto”.

Entre los documentos solicitados se encuentran el acta de fe de bautizo, identificación, acta de nacimiento de sus papás, de la persona que realiza el trámite, ya sea su IFE o el CURP, entre otros.

Cuando una persona tiene un problema en su acta y la solución es por la vía administrativa, se radica con nosotros. Nos plantea su petición, le damos un formato, narra la petición, acompañado con documentos donde venga el nombre donde dice que es correcto.

Si aprueban reforma ampliarán personal

Si el Congreso del Estado aprueba las reformas para evitar que las rectificaciones de actas se resuelvan en los juzgados y, en su lugar, se desahoguen en las oficinas del Registro Civil del Estado y en las oficialías de los Ayuntamientos, la dependencia requerirá la contratación de 50 personas, sobre todo abogados.

En marzo pasado, con la llegada de Javier Gamboa al Registro Civil, se creó el área de Dictaminación, que es donde se estudia el trámite de aclaraciones administrativas y se define si procede por la vía administrativa o se tiene que ir al juzgado. “Después de que se dictamina procedente se hace la resolución administrativa, pasa con el director jurídico, le da visto bueno, la subimos, la ordenamos, la mandamos al libro, se corre y de inmediato digitalizamos el documento que va a ser testado”.

Sin embargo, el área cuenta con cinco abogados que atienden un elevado número de solicitudes diarias de aclaración de datos, “y la verdad sí hay mucho trabajo en el tema del trámite administrativo. Si llega a prosperar la reforma, que debe de prosperar por el bien de la sociedad y de la gente de escasos recursos, el trabajo se incrementará”.

Para atender los problemas se separaron a las personas de la tercera edad y a los foráneos, “procuramos que las personas no tarden más de 10 minutos, porque la emisión del acta ya es muy rápida por la digitalización”.

De acuerdo con la demanda actual, de aprobarse la reforma podrían tratarse 300 asuntos diarios.

Con relación al trabajo que se realiza a través de esta área, Gamboa comenta que han logrado abatir el rezago que se tenía en marzo pasado con relación a las resoluciones judiciales que no se encontraban en los libros. “No estaba la anotación marginal”. De tener cuatro mil rezagadas, ahora está en cero.

El problema actual de rezago son los trámites de carácter administrativos. En marzo pasado se tenían 15 mil rezagadas, a pesar de que se ha logrado dar salida a cinco mil, aún se tiene pendiente el resto, que se proyecta resolver en su totalidad o dejar una mínima cantidad pendiente antes de que concluya la actual administración.

A este trabajo se suman las solicitudes actuales, “las que han llegado desde marzo a la fecha vamos al corriente. Vamos a redoblar el trabajo”.

“para que haya corrupción tiene que haber gente afuera y dentro (de la institución). Donde se estaba dando era con las cajeras, en anotaciones marginales y en la CURP. Ya no hay corrupción en el Registro Civil”.

"Aprobado de panzazo" 

En marzo pasado, Javier Gamboa encontró una dependencia aprobada de “panzazo”, pues tenía una serie de rezagos, como es el de las anotaciones marginales del orden judicial y administrativas sin atender, que en conjunto superaban las 20 mil.

Para que haya corrupción tiene que haber gente afuera y dentro

A esto se sumaban los problemas de corrupción, que involucraba a taxistas, coyotes que operaban en las instalaciones para la expedición de decenas y hasta cientos de trámites sin que se les pusiera un alto.

Para hacer frente a esto último se solicitó la presencia de la Policía y se hicieron cambios internos en las áreas que presentaban más problemas, “para que haya corrupción tiene que haber gente afuera y dentro (de la institución). Donde se estaba dando era con las cajeras, en anotaciones marginales y en la CURP. Ya no hay corrupción en el Registro Civil”.

Explica que se han atendido rezagos y problemas que, a simple vista, podrían parecer simples, pero que afectaban el servicio que se brinda en las oficinas generales: “Teníamos un soberano desorden en las filas”.

Para atender los problemas se separaron a las personas de la tercera edad y a los foráneos, “procuramos que las personas no tarden más de 10 minutos, porque la emisión del acta ya es muy rápida por la digitalización”.

Suman 14 millones de documentos digitalizados

De las cerca de 104 millones de imágenes de actas de nacimiento, matrimonio y defunción que ya fueron capturadas ante el Sistema Nacional de Impresión de Actas, 14 millones corresponden a Jalisco, confirma el titular del Registro Civil del Estado; es decir, representan alrededor de 13% del total.

Debido a que entre 2017 y 2018, la Entidad ha recibido más de ocho millones de pesos para renovar el Registro Civil, principalmente para cumplir con estos procesos, se registra la captura de las imágenes de actas que datan de 1930 a la fecha. Éstas registran un avance superior al 90 por ciento.

Aunque a finales de 2017 se puso en marcha la estrategia en algunas Entidades, fue hasta enero pasado cuando se lanzó en todo el país. Esto permite que durante las 24 horas de los 365 días del año se puedan imprimir las actas de nacimiento, matrimonio y defunción en línea, ya sea desde su lugar de origen, de alguna otra Entidad u otro país.

Proyectan que, para octubre próximo, se pueda ampliar el número de documentos de identidad digitalizados. Se pretende que en ese mes ingresen al Servidor Nacional otras tres actas: reconocimiento de hijo, adopción y divorcio. Habrá seis documentos que permitirán facilitar la impresión de esos documentos a nivel internacional.

Para concretar este tipo de temas, los titulares de los Registros Civiles de todos los Estados sostendrán una reunión los días 5, 6 y 7 de octubre en Nuevo León. Los acuerdos tomados en ese encuentro del Consejo Nacional de Funcionarios del Registro Civil (Conafrec) para homologar el criterio en actos registrales, serán llevados a otro encuentro que se desarrollará en Colombia.