El Zen de las presentaciones
Una cualidad que valoramos en Grupo Salinas es el ser rápido y simple. En un mundo globalizado, la velocidad de respuesta es fundamental y la simplicidad es condición necesaria para lograr la rapidez. Pero lo simple tiene valor por sí mismo. De hecho, hacer sencillo lo complejo es señal de inteligencia.
En un grupo que engloba a 180 mil colaboradores, dispersos en diferentes países del continente, el desarrollo de nuestras capacidades de comunicación es fundamental.
En mis artículos he recomendado más de un libro sobre este tema. Uno de ellos es Slide:ology, de la autora Nancy Duarte, quien explica cómo exponer nuestras ideas de manera efectiva en una presentación: en los negocios, una buena exposición nos abre las puertas; una mal hecha puede causar todo lo contrario.
Hoy quiero sugerir otro libro. Se trata de Presentation Zen, de Garr Reynolds, quien nos habla de principios simples de diseño basados en la cultura japonesa, para mejorar nuestras presentaciones.
Reynolds nos comenta que “si abrimos los ojos y estamos dispuestos a pensar de manera distinta, podemos ver lecciones de diseño a nuestro alrededor. Balance, armonía, mesura, simplicidad y naturalidad. Estos son algunos de los principios detrás de la cultura japonesa. El diseño sí importa”.
El autor, quien es un reconocido consultor internacional en comunicación y académico, se ha convertido en un experto en la búsqueda de la simplicidad y armonía en el diseño, aplicando los principios del Kaizen, una filosofía que busca la mejora continua ―y que nosotros también hemos aplicado en el Grupo.
Bajo esta perspectiva, el autor nos aporta conceptos profundos que vale la pena destacar:
Sé claro y simple. Muchos tienen miedo de buscar la simplicidad porque generalmente se asocia con lo mal hecho, cuando en realidad es todo lo contrario. Lo simple significa eliminar los elementos que ocultan lo esencial. En tanto no aprendas a sintetizar, hacer cualquier cosa te tomará más tiempo, te costará más y será menos efectivo.
Inicia sin prejuicios. Adopta una mente de principiante: en la mente del experto hay pocas posibilidades; en cambio, para la mente del principiante el mundo está completamente abierto. Aunque alguien tenga amplios conocimientos en lo que hace, debe dar un paso atrás para resolver el problema como un niño lo haría, sin ideas preconcebidas de lo que es o no posible.
Resuelve problemas. La utilidad del diseño, en su nivel más elemental, se relaciona con encontrar la solución a un problema. Tener una mejor comprensión de los fundamentos clave del diseño hará las cosas más sencillas, para nosotros y para nuestra audiencia.
Capta la atención. Para lograr una presentación exitosa debes captar la atención del público en un lapso no mayor a 60 segundos, haciendo, por ejemplo, algo memorable y dramático, tal como relatar una anécdota personal o exponer una idea inusual, para llevar a la audiencia a donde deseas por el resto de la exposición. Relata historias, no expongas diapositivas.
Cuenta una historia con imágenes. Diseñar mensajes que incluyan imágenes es altamente efectivo para atraer la atención del público, así como para ayudarle a entender y recordar las ideas principales.
Da el espacio necesario a cada elemento. Utiliza en tus láminas espacios en blanco. Uno de los errores más comunes es saturar el espacio, cuando en realidad es un poderoso amplificador que ayuda a crear un todo, además de dar claridad, belleza, significado, calma, enfoque y limpieza.
Menos, es más. Y aún menos es mucho más. Por definición, el tiempo que al público le tome ver la pantalla significa que no te están viendo (lo más importante en la presentación eres tú). La mayoría de las personas no pueden comprender un texto en una pantalla mientras escuchan a una persona.
Usa el color con mesura. El color es uno de los estímulos más poderosos que existen. Atrae nuestra atención y nos afecta a nivel emocional. Utiliza el color racionalmente, éste se puede usar para llamar la atención, dirigir la mirada, categorizar, organizar, crear unidad, evocar emociones y establecer un estado de ánimo.
El todo es mayor que la suma de sus partes. Es importante buscar la armonía entre los elementos de tu presentación para lograr la congruencia del todo y la percepción de que cada uno de los aspectos están conectados y son parte del mismo mensaje.
Busca la mejora continua. Kaizen requiere de un compromiso y disposición al cambio, así como de una visión a largo plazo buscando la educación y el crecimiento mediante pequeños cambios.
Por cierto, algunos de estos principios nos recuerdan el acrónimo SUCCESS (Simple, Inesperado, Concreto, Creíble, Emocional e Historias, respectivamente por sus siglas en inglés) del libro Made to Stick de los hermanos Heath.
Finalmente, se trata de sustraer lo obvio y añadir lo significativo, siempre con la mente abierta y teniendo en cuenta al espectador.
Vale la pena enfatizar que los límites son grandes aliados, porque te conducen a resolver un problema de forma creativa e ingeniosa. Recuerda que el diseño sí importa.