Presentología
No se trata de un error. El nombre de este artículo es una traducción, bastante literal aunque un tanto curiosa, del título del libro escrito por Nancy Duarte: Slide:ology, The Art and Science of Creating Great Presentations.
Los seres humanos estamos diseñados evolutivamente para sobrevivir en grupo, por lo que comunicar nuestras ideas de manera efectiva es esencial para nuestra existencia. Esto tiene aún más validez en el ámbito de los negocios. Por otro lado, el trabajo en equipo es uno de los valores fundamentales de Grupo Salinas. Sin una comunicación efectiva este valor se hace imposible.
Por ello, seguiré insistiendo en el tema, con un énfasis en las herramientas que nos permitan desarrollar nuestras capacidades de comunicación. Una de ellas es la capacidad para presentar de manera efectiva nuestras ideas ante un grupo de personas. Muchas veces una presentación efectiva es la diferencia entre cerrar un contrato por millones de dólares y salir de la junta con las manos vacías.
Nancy Duarte nos comenta en su libro que “en muchas ocasiones una presentación es la última impresión que se lleva un cliente antes de cerrar un trato […] ¿Cómo es posible que las empresas puedan gastar millones de dólares en una campaña publicitaria y al mismo tiempo sean totalmente indiferentes a elaborar una buena presentación?”.
Precisamente de eso se trata su libro: nos ofrece consejos y herramientas prácticas para desarrollar presentaciones visuales.
Recomiendo ampliamente su lectura y resumo aquí diez puntos importantes:
En la medida de lo posible, evita los bullets. Estamos tan acostumbrados a ellos que tal vez nos resulte contra-intuitivo, pero éste es quizá el consejo más valioso de todo el libro. Una presentación visual efectiva debe tener poco texto y muchas imágenes.
Distingue entre una presentación y un documento. Si una lámina contiene más de 75 palabras se ha convertido en un documento y no es apto para mostrarse ante una audiencia. La gente no puede leer y escucharte al mismo tiempo.
Considera el tiempo adecuado para construir una buena presentación. Nancy Duarte estima que este proceso puede ocupar entre 36 y 90 horas en total. No elabores tu presentación la noche anterior.
Ten en cuenta las necesidades de tu audiencia. Para ello debes preguntarte: ¿quiénes son?, ¿por qué están allí?, ¿qué les quita el sueño?, ¿cómo puedes ayudarles?, ¿qué quieres que hagan cuando abandonen la sala?, ¿cómo pueden resistirse a tus ideas? y ¿de qué forma los puedes convencer?
Estructura tus ideas. Crea mapas mentales, diagramas y utiliza tus notas para que tus conceptos fluyan correctamente (hay diferentes programas que te pueden ayudar, incluso de licencia libre).
Crea diagramas, gráficos e imágenes. De tal forma que tus ideas sean ilustradas adecuadamente y sean fácilmente recordadas por tu audiencia. Los gráficos bien hechos se convierten regularmente en precursores de nuevas ideas. En un diagrama los conceptos individuales adquieren contexto, secuencia y asociación, es decir, cobran vida.
Muestra tus datos numéricos de manera adecuada. Siguiendo estas cinco reglas: 1) Muestra la verdad; 2) Ve al punto; 3) Escoge el tipo de gráfico correcto; 4) Resalta lo importante y 5) Utiliza gráficos simples. Esto implica evitar la redundancia, los gráficos en 3D, las retículas pesadas, las ilustraciones recargadas, las gráficas de pastel con muchas “rebanadas”, los sombreados pesados.
Optimiza tres elementos: a) Arreglo, que consiste en el contraste, jerarquía, unidad, espacio, proximidad y flujo de los contenidos; b) Elementos Visuales, como el fondo, el color, los textos y las imágenes y c) el Movimiento, que consiste en tiempo, espacio, distancia, dirección y flujo visual. Utiliza una estructura visual (layout) consistente, pero hagas lo que hagas, evita saturar tus láminas y utiliza mucho espacio en blanco para evitar la fatiga visual.
Privilegia las imágenes sobre el texto. Ya que las primeras serán recordadas mucho más fácilmente. Toma tu tiempo para seleccionar una familia de imágenes y diagramas consistentes que te permitan sustituir los textos.
Ensaya y depura tu presentación practicando estas tres erres: 1) Reduce (o elimina) los textos, dejando sólo las imágenes; 2) Graba y Recuerda tu presentación y 3) Repite, cuenta tu historia y refínala a través de la repetición.
De acuerdo con Nancy Duarte, “cuando restringes el tamaño de tu presentación te fuerzas a ser conciso y a eliminar cualquier elemento superfluo en tus mensajes”. Concluyo con una cita de otro experto en la materia, Garr Reynolds, autor de Presentation Zen, un libro que también valdrá la pena comentar:
“La gente tiene dificultades para hacer frente a un esfuerzo cognitivo excesivo. Sencillamente, la capacidad de una persona para procesar nueva información de forma eficiente y eficaz tiene un límite. Comprender puede ser lo suficientemente difícil sin el bombardeo excesivo y no esencial de material que se supone debe desempeñar un papel de apoyo”.
Ricardo Salinas Pliego
www.ricardosalinas.com / @RicardoBSalinas